Seorang asisten eksekutif dapat mengoordinasikan jadwal atasannya.
Seorang asisten eksekutif mengabdikan karirnya untuk membantu pejabat perusahaan, biasanya dengan memberikan kombinasi saran profesional dan dukungan administratif. Sementara tanggung jawab yang terkait dengan pekerjaan bervariasi tergantung pada budaya yang berlaku di perusahaan tertentu, ada beberapa tugas dasar yang dilakukan semua asisten. Sebagian besar terkait dengan pekerjaan kesekretariatan, penjadwalan, dan manajemen kontak. Banyak eksekutif memperlakukan asisten mereka sebagai orang yang mereka tuju untuk ide, rekomendasi, dan bantuan rahasia, dan mereka membantu dalam segala hal mulai dari fotokopi hingga konferensi pers.
Hirarki
Seorang asisten eksekutif mungkin bertanggung jawab untuk menjadwalkan janji temu.
Perusahaan dengan asisten eksekutif biasanya menugaskan satu asisten per eksekutif. Asisten bertanggung jawab untuk menangani tugas-tugas yang didelegasikan oleh eksekutif yang berfungsi sebagai atasan langsungnya. Dalam banyak kasus, asisten memiliki meja di luar kantor eksekutif mereka, sehingga dapat diakses semudah mungkin.
Asisten eksekutif biasanya hanya menjawab atasan mereka yang disebutkan. Mereka bertindak sebagai orang kepercayaan dan pembantu kantor. Apa pun yang perlu dilakukan eksekutif, asisten melakukannya. Mereka mungkin menemani eksekutif mereka ke pertemuan bisnis, dan bertanggung jawab untuk mengetahui detail tentang peserta lain. Tergantung pada kebutuhan eksekutif, asisten juga dapat ikut dalam perjalanan perusahaan. Dalam kapasitas ini, asisten biasanya bertanggung jawab untuk mengatur jadwal eksekutif, mengatur pertemuan, dan memastikan bahwa dia telah membaca materi pengarahan yang tepat dan siap untuk membuat presentasi atau komentar yang diperlukan.
Tugas Klerikal
Asisten pribadi umumnya bertanggung jawab untuk mengatur kehidupan klien mereka.
Tidak semua hal tentang pekerjaan itu seglamor perjalanan dan pertemuan penting. Banyak tugas sehari-hari asisten eksekutif bersifat klerikal. Asisten biasanya bertanggung jawab untuk menangani dokumen atasan mereka. Ini termasuk surat, korespondensi antar kantor, dan pengarsipan dasar. Asisten juga dapat dipanggil untuk mengelola kalender, mencatat waktu rapat, janji resmi, dan kontak penting.
Persyaratan Manajemen
Mengatur pertemuan adalah salah satu aspek dari sebagian besar pekerjaan asisten eksekutif.
Bergantung pada struktur dan ukuran perusahaan, asisten eksekutif mungkin memiliki satu atau lebih asistennya sendiri untuk membantu beban kerja. Ini biasanya sekretaris atau lebih banyak rekan administrasi tingkat pemula. Asisten eksekutif biasanya bertanggung jawab untuk mengelola tugas mereka, dan mendelegasikan tugas kepada mereka sesuai kebutuhan.
Dalam kebanyakan kasus, eksekutif korporat tidak banyak bicara tentang struktur kesekretariatan yang dibentuk oleh asistennya. Keputusan tentang disiplin, pujian, dan kenaikan gaji sering diserahkan kepada kebijaksanaan asisten, sering kali melalui konsultasi dengan departemen sumber daya manusia perusahaan.
Pelatihan dan Pengalaman
Asisten eksekutif mungkin bertanggung jawab untuk memesan lebih banyak perlengkapan kantor.
Mengamankan pekerjaan asisten eksekutif biasanya membutuhkan kombinasi pelatihan dan pengalaman praktis. Secara umum, para eksekutif mengharapkan asisten mereka menjadi ahli dalam kebijakan dan prosedur perusahaan serta mahir dengan fungsi kantor dasar. Bukan hal yang aneh jika seorang karyawan menjadi asisten eksekutif setelah bekerja di posisi lain dalam struktur perusahaan. Banyak sekretaris tingkat yang lebih rendah, misalnya, naik ke status asisten eksekutif setelah beberapa tahun kinerja pekerjaan yang kuat.
Menangani pencetakan dan pengorganisasian dokumen adalah salah satu tugas asisten eksekutif.
Sebagian besar perusahaan lebih suka bahwa asisten memegang gelar dari beberapa jenis. Kursus dalam manajemen, sumber daya manusia, atau bahkan sosiologi dapat bermanfaat, tetapi biasanya hanya memegang gelar dalam sesuatu sudah cukup. Manajer perekrutan perusahaan sering melihat pendidikan perguruan tinggi lebih sebagai tanda prestise dan kecerdasan keseluruhan daripada sebagai sumber pengetahuan terkait pekerjaan tertentu.
Ini bukan untuk mengatakan bahwa gelar sarjana diperlukan untuk menjadi asisten eksekutif. Dalam banyak kasus, pengalaman lebih penting daripada pendidikan formal. Meskipun mungkin sulit untuk dipekerjakan di tingkat eksekutif segera setelah sekolah menengah, seseorang dengan hanya ijazah sekolah menengah yang telah menghabiskan beberapa tahun bekerja sebagai anggota staf pendukung di lingkungan perusahaan mungkin merupakan kandidat yang paling menarik. Perusahaan seringkali lebih tertarik pada seberapa baik seorang kandidat dapat melakukan pekerjaan daripada sekolah yang disebutkan dalam resume.
Prestise dan Manfaat
Asisten eksekutif biasanya dianggap agak elit, setidaknya dalam hal staf pendukung. Mereka cenderung memiliki hak istimewa yang tidak dimiliki oleh asisten administrasi lainnya, baik dari segi sumber daya maupun gaji . Di beberapa perusahaan, asisten eksekutif dengan masa kerja yang panjang mungkin memenuhi syarat untuk berpartisipasi dalam program pensiun atau fasilitas lain yang tidak tersedia bagi karyawan di posisi yang lebih rendah.
Hubungan dengan Asisten Pribadi
Dalam beberapa kasus, asisten eksekutif juga dapat melakukan tugas pribadi tertentu, seperti mengambil dry cleaning atau membuat pengaturan liburan untuk hewan peliharaan keluarga. Namun, ini bukan kewajiban pekerjaan normal. Sebagian besar waktu, pekerjaan non-kantor semacam ini adalah tugas asisten pribadi. Sangat mudah untuk membingungkan asisten pribadi dan eksekutif, meskipun pekerjaan yang mereka lakukan secara teknis berbeda. Satu-satunya peran resmi asisten eksekutif adalah membantu atasan agar berhasil dalam pekerjaannya. Seorang asisten pribadi, di sisi lain, biasanya bertanggung jawab untuk membantu orang penting mengatur hidupnya secara umum, baik secara pribadi maupun profesional.