Di dunia yang sekarang telah dikuasai oleh email, media sosial, dan obrolan, berbicara melalui telepon tampaknya sudah ketinggalan zaman – tetapi itu masih penting hari ini. Kenyataannya, masih banyak orang yang lebih memilih untuk melakukan percakapan melalui telepon, terutama untuk bisnis, sehingga etika bertelepon sama pentingnya dengan sejak ditemukannya.
Pentingnya Etiket Telepon
Etiket, secara umum, adalah aturan atau kebiasaan yang harus diikuti seseorang dalam situasi tertentu, seperti dalam lingkungan profesional. Jadi apa itu etika bertelepon? Ini hanya mengacu pada aturan yang harus diikuti orang saat berbicara di telepon. Mengetahui cara yang tepat untuk berkomunikasi dengan seseorang melalui telepon sangat penting karena itulah yang akan membuat atau menghancurkan hubungan yang ingin Anda pelihara dengan orang lain.
Etiket Telepon: Tips Bermanfaat untuk Percakapan yang Lebih Baik
Berikut adalah beberapa tip berguna tentang cara berbicara di telepon secara profesional:
1. Salam yang Benar
Saat Anda memulai panggilan, sangat penting untuk memulai dengan salam yang tepat.
Tip: Sapa orang tersebut dengan “selamat pagi” atau sebutkan jam berapa pun saat itu. Ini adalah cara yang sangat sopan dan profesional untuk memulai percakapan.
2. Perkenalkan Diri Anda
Baik Anda menjawab telepon atau menelepon, selalu perkenalkan diri Anda sehingga orang yang menelepon tahu dengan siapa mereka berbicara.
Tip: Saat menjawab telepon kantor Anda, sapa dan sebutkan nama Anda. “Selamat pagi. Departemen SDM, John Doe berbicara.” Jika Anda menjawab panggilan di ponsel Anda, cukup buka dengan, “Halo, John Doe berbicara.” Saat melakukan panggilan, buka seperti ini: “Selamat pagi. Ini John Doe menelepon dari ABC. Bolehkah saya berbicara dengan Nona Mary Jane?”
3. Jelas
Selalu berbicara dengan jelas dan jangan terburu-buru melalui kalimat Anda.
Tip: Jangan menggunakan kata-kata yang besar dan selalu singkat dan manis. Ucapkan kata-kata Anda dengan jelas untuk komunikasi yang lebih baik.
4. Tujuan
Saat melakukan panggilan profesional, akan sangat membantu untuk memikirkan apa yang ingin Anda katakan sebelum melakukan panggilan sehingga tidak ada kebingungan.
Tip: Catat subjek yang ingin Anda diskusikan serta pertanyaan yang Anda miliki. Jika panggilan masuk ke pesan suara atau mesin penjawab, pastikan untuk meninggalkan subjek panggilan Anda dalam pesan Anda serta rincian kontak Anda.
5. Tidak Ada Gangguan
Saat Anda sedang berbicara di telepon, orang yang Anda ajak bicara lebih diprioritaskan daripada orang lain. Tidak sopan untuk mencoba dan menanggapi seseorang di dekat Anda ketika Anda sedang menelepon.
Tip: Jika situasinya tidak dapat ditolong dan Anda perlu menyela pembicaraan Anda, Anda harus mengatakan, “Maafkan saya. Saya akan segera kembali.” Saat Anda kembali ke percakapan, katakan, “Terima kasih atas kesabaran Anda.”
6. Tetap pada Garis Waktu
Ketika Anda memulai percakapan dengan seseorang, penting untuk menanyakan apakah mereka sibuk dan memiliki cukup waktu untuk berbicara dengan Anda.
Tip: Jika orang tersebut meminta Anda untuk menelepon kembali, tanyakan tentang waktu yang lebih tepat untuk menelepon. Namun, jika orang tersebut memberi tahu Anda bahwa mereka punya waktu sepuluh menit, misalnya, pastikan percakapan Anda sesuai dengan waktu yang diberikan. Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu orang lain.
7. Jaga agar Ponsel Anda Diam dalam Situasi yang Tepat
Saat menghadiri rapat atau pergi ke restoran atau bioskop, etiket dasar ponsel adalah mematikannya atau membiarkannya diam. Hal ini untuk menghindari mengganggu orang lain dengan telepon berdering Anda.
Tip: Jika Anda mengharapkan panggilan penting, Anda dapat membuat ponsel tetap diam atau bergetar dan menyimpannya di tempat yang dapat Anda pantau. Selalu permisi dan tinggalkan ruangan sebelum membalas telepon. Juga sebaiknya Anda memberi tahu penelepon sebelumnya bahwa Anda akan berada di tempat di mana Anda tidak dapat menjawab panggilan dan bahwa Anda harus menelepon mereka kembali setelah Anda minta diri.
8. Hindari Menggunakan Pengisi
Kata-kata seperti “err” atau “umm” dianggap sebagai pengisi dan tidak boleh digunakan saat Anda melakukan panggilan profesional. Hal ini memberi kesan kepada orang di telepon bahwa Anda masih berpikir tetapi tidak mau membiarkan mereka berbicara dulu.
Tips: Jika Anda perlu waktu untuk menghubungi orang tersebut, beri tahu mereka bahwa Anda akan menghubungi mereka kembali tentang pertanyaan atau topik tertentu. Ini lebih profesional daripada mengatakan “err.”
9. Bersikap Sopan Dan Positif
Penting untuk bersikap sopan dan terdengar positif serta percaya diri selama percakapan Anda sehingga Anda tidak menyinggung siapa pun secara tidak sengaja. Ini juga akan memberi orang di telepon kesan yang lebih baik tentang Anda, dan mereka akan yakin bahwa Anda dapat membantu mereka.
Tip: Tersenyumlah saat Anda sedang bertelepon karena meskipun orang tersebut tidak dapat melihatnya, nada suara Anda terdengar lebih ceria saat Anda tersenyum. Jika Anda belum dapat memahami apa yang dikatakan orang yang Anda ajak bicara, jangan katakan, “apa?” karena ini tidak profesional dan kasar. Sebaliknya, lebih sopan dan katakan, “Maaf?” atau, “Maaf, tapi saya tidak menangkapnya. Apakah Anda keberatan mengulanginya? ”
10. Ringkas dan Tutup
Dengan meringkas percakapan, Anda memberi orang lain kesempatan untuk membuat perubahan atau mengoreksi informasi apa pun yang membutuhkannya. Mengakhiri panggilan dengan sopan dan ramah akan membuat mereka terkesan dengan Anda.
Tip: Saat mengakhiri percakapan, katakan, “Senang berbicara dengan Anda. Semoga harimu menyenangkan.”
Kita berharap tips tentang sopan santun telepon yang benar ini membantu dalam meningkatkan keterampilan komunikasi Anda saat di telepon.
Baca juga:
Hacks dan Trik IPhone Terbaik Apakah Aman Menggunakan Ponsel Saat Mengisi Daya? Cara Membersihkan Layar Ponsel Anda Cara Melindungi Ponsel Anda dari Serangan Cyber
