Memorandum adalah laporan tertulis yang disiapkan untuk seseorang atau komite untuk memberikan mereka informasi tentang masalah tertentu.
Memorandum merupakan komunikasi informal antar pemerintah yang seringkali menyatakan tujuan atau sudut pandang diplomatik tertentu.
Memorandum ialan catatan resmi pendek yang dikirimkan oleh satu orang ke orang lain dalam perusahaan atau organisasi yang sama.
Dalam bidang komunikasi organisasi, dipahami teks memorandum atau pernyataan tertulis, yang ditujukan untuk sekelompok orang tertentu, dan di mana laporan kerja dapat diminta atau informasi yang menarik disajikan tentang satu atau beberapa masalah tindakan.
Dengan cara yang sama, memorandum dapat dipahami sebagai laporan di mana topik penting disajikan, rekomendasi, instruksi, antara lain, yang dapat dialamatkan ke departemen tertentu atau dapat bersifat umum.
Jika itu adalah pernyataan diplomatik, sebuah memorandum adalah teks yang tidak perlu ditandatangani oleh orang yang menerbitkannya, dan digunakan sebagai pengingat tentang fakta atau alasan penting karena kesulitan atau keseriusannya.
Memorandum juga disebut memo untuk notebook yang orang alokasikan untuk membuat catatan dan menuliskan semua hal yang dianggap perlu dan penting untuk diingat secara singkat atau dalam waktu dekat.
Di kita, misalnya, sebuah memorandum dapat merujuk pada catatan atau informasi yang disampaikan secara tertulis kepada rekan kantor yang menginformasikan tentang poin tertentu atau, juga dapat menunjukkan tanda terima bank.
Bagian dari Memorandum
Memorandum ini terdiri dari seperangkat bagian tetap, di mana data penting harus ditempatkan dan yang membedakannya dari teks informasi dan komunikasi lainnya.
Di antara bagian-bagian ini dapat dinamai: tempat, tanggal, kode, penerima, subjek, isi teks, perpisahan, tanda tangan, salinan untuk pengirim dan catatan kaki, jika perlu.
Perlu dicatat bahwa memorandum tidak mengandung paragraf penutup. Informasi tersebut hanya dikirimkan dan diakhiri dengan tanda tangan dan stempel.
Namun, bahasa yang digunakan untuk menulis memorandum adalah jenis formal, yang menyampaikan rasa hormat dan membangkitkan pentingnya masalah untuk dikomunikasikan dan ditransmisikan.
Konten memorandum, sementara itu, biasanya pendek, jelas dan langsung. Maksud dari jenis teks ini adalah informasi ditransmisikan dengan cepat dan efektif, terutama ketika itu adalah masalah serius.
Teks memorandum dapat dimulai sebagai berikut, misalnya, “Saya beri tahu Anda”, “tolong”, “melalui ini”, antara lain. Tujuannya agar teks menjadi langsung dan jelas.
Di sisi lain, ada dua jenis nota: sederhana dan banyak. Memorandum sederhana digunakan ketika perlu untuk membuat masalah diketahui orang tertentu, misalnya, pengiriman laporan kerja atau pengumuman suatu kegiatan.
Untuk bagian mereka, banyak memorandum ditujukan kepada sekelompok orang yang lebih besar yang perlu memiliki pengetahuan tentang masalah tertentu yang biasanya menarik bagi semua pekerja, misalnya, hari vaksinasi di fasilitas perusahaan, antara lain.
Contoh memo
Di bawah ini adalah contoh bagaimana memorandum informasi harus ditulis.
Jakarta, 03 Juli 2017
Memo N ° 237-025
Tuan Halmahera Adi Jaya
Manajer Pembelian
Subjek: kursus pelatihan
Semua karyawan bidang administrasi dan keuangan dengan ini diundang untuk berpartisipasi dalam kursus pelatihan “Administrasi Bisnis” yang akan berlangsung Selasa depan, 14 Juli tahun berjalan, di Dewan Direksi Bersama-sama, dari jam 8 pagi sampai jam 4 sore.
Fungsi Memo
Fungsi memo yaitu di gunakan untuk mengingatkan, menegaskan tentang suatu hal maupun urusan. Adapun isi dari memo berupa permintaan, instruksi, pemberitahuan, saran, pesan dan tugas-tugas tertentu.
Tujuan Memo
Tujuan memo ialah untuk meminta atau memberikan informasi atau petunjuk kepada seseorang yang berkompeten.
Struktur Memo
Memo terdiri dari beberapa bagian “struktur” memo antara lain sebagai berikut:
- Kepala Memo
Kepala memo terdiri dari: Kop memo “memo resmi”, nama pengirim dan nama penerima. - Badan Memo
Badan memo terdiri dari sisi memo. - Kaki Memo
Kaki memo terdiri dari: tanda tangan dan nama jelas si pembuat memo.
Ciri-Ciri Memo
Memo memiliki beberapa ciri, berikut ialah ciri-ciri memo yaitu:
- Maklumat yang disampaikan hendaklah jelas dan terus kepada maksud.
- Hendaklah lengkap dengan nomor rujukan, tarikh, perkara, tanda tangan dan dsb.
- Secara umum, ciri yang ada dalam penulisan surat resmi juga boleh diaplikasikan dalam penulisan memo.
- Ia berbeda dengan surat resmi karena berbentuk tidak terlalu formal, lebih ringkas dan mempunyai catatan salinan kepada.
- Memo juga tidak terikat dengan sesuatu bentuk seperti surat resmi.
- Memo boleh ditulis dalam bentuk orang dan boleh juga dalam bentuk surat. Tergantung pada institut/jabatan tersebut menentukan format memo, biasanya berupa perintah dari atasa kepada bawahannya.
Komponen Memo
Bagian-bagian Memo sama saja seperti surat biasa, seperti kepala, badan dan bagian kaki memo. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat dibawah ini:
- Kepala: Nama, Alamat, Lambang atau biasanya Logo Instansi.
- Badan: Isi/pesan singkat “memberikan informasi, perintah ataupun laporan”.
- Kaki: tanda tangan dan nama jelas pembuat memo.
Jenis-Jenis Memo
Terdapat juga jenis-jenis memo diantaranya seperti:
- Memo Bersifat Resmi
Memo bersifat resmi dipakai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya. - Memo Bersifat Pribadi ( Memo Tidak Resmi )
Memo bersifat pribadi digunakan dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman, saudara atau orang lain yang memiliki hubungan akrab.