Resepsionis kantor harus memiliki keterampilan telepon yang sangat baik.
Banyak jenis perusahaan dan organisasi bisnis yang berbeda akan mempekerjakan resepsionis untuk bekerja di meja depan, dan menyapa klien di lobi atau ruang tunggu, serta untuk menjawab telepon dan panggilan langsung. Akibatnya, ada sejumlah jenis pekerjaan resepsionis kantor yang berbeda, meskipun tugas pekerjaan sehari-hari biasanya cukup mirip. Beberapa tempat paling umum untuk mencari pekerjaan resepsionis kantor termasuk kantor dokter dan rumah sakit, di mana sangat penting bahwa telepon selalu tertutup. Kantor bisnis umum seperti agen real estat juga umum, di samping sekolah atau hampir semua jenis organisasi perusahaan lainnya.
Resepsionis harus tahu cara menggunakan berbagai peralatan kantor.
Kantor medis mungkin merupakan sumber pekerjaan resepsionis kantor yang paling umum. Kantor dokter biasanya akan mempekerjakan beberapa resepsionis untuk menjawab telepon untuk mengatur janji, menjawab pertanyaan, dan menyapa pasien saat mereka memasuki kantor. Rumah sakit juga akan memiliki resepsionis dan operator switchboard untuk berbagai departemen yang menyelesaikan tugas serupa. Selain kantor medis, profesional lain seperti pengacara, akuntan, dan konsultan juga akan memiliki resepsionis untuk menjawab telepon mereka dan menyapa klien saat mereka memasuki ruang tunggu. Agen real estat akan selalu memiliki resepsionis kantor, dan seringkali lebih dari satu, untuk melakukan tugas ini juga.
Resepsionis menggunakan kalender untuk membuat janji temu dengan klien.
Sebagai aturan umum, sebagian besar bisnis akan menawarkan pekerjaan resepsionis kantor juga. Pabrikan, kantor profesional seperti penerbit surat kabar atau majalah, dan hampir semua jenis bisnis lain di mana pelanggan atau vendor mungkin menelepon atau mampir akan membutuhkan seseorang di meja depan. Hanya bisnis di mana sama sekali tidak ada kemungkinan klien potensial mampir tidak akan mempekerjakan resepsionis meja depan , tetapi bahkan dalam kasus ini, departemen internal tertentu seperti penggajian atau sumber daya manusia mungkin mempekerjakan resepsionis atau asisten untuk menjawab panggilan masuk.
Seorang sekretaris medis mungkin bertanggung jawab untuk menanyakan pasien tentang kebutuhan medis mereka sebelum janji temu.
Sekolah juga merupakan peluang besar untuk menemukan pekerjaan resepsionis kantor. Sebagian besar sekolah perlu memiliki beberapa orang di area resepsionis depan setiap saat untuk menjawab telepon dan membantu siswa, staf, dan orang tua menemukan jalan mereka di sekitar sekolah. Resepsionis sangat diperlukan di pagi hari, ketika kehadiran sedang diambil dan telepon akan sibuk. Ini hanyalah beberapa sumber pekerjaan resepsionis kantor yang paling umum, tetapi mencari secara online, atau sekadar menelepon dapat mengungkapkan peluang potensial lainnya untuk pekerjaan.