Menulis Email resmi tidak jauh berbeda dengan menulis surat resmi. Tetapi jika Anda terbiasa menggunakan email hanya untuk komunikasi informal dengan teman, menulis email formal mungkin memerlukan waktu untuk membiasakan diri. Dalam artikel ini, kita akan membantu Anda menulis email formal dan memandu Anda dengan contoh email. Anda dapat menulis email formal dengan mengikuti langkah-langkah ini.
Cara Menulis Email Resmi
Gunakan Alamat Email yang netral
Alamat email Anda harus selalu mencerminkan nama asli Anda, bukan nama hewan peliharaan atau nama panggilan Anda. Alamat email yang mencerminkan nama asli Anda terlihat profesional. Jika email Anda lucu atau tidak pantas, tidak ada yang akan menganggap Anda serius.
[dilindungi email]
[dilindungi email] X
Nyatakan Subjek dengan Tepat
Pastikan bahwa baris subjek mencerminkan isi email Anda. Jika Anda menulis tentang rapat, subjeknya harus berisi kata rapat. Jika Anda menulis lamaran pekerjaan, baris subjek harus menyatakan posisi yang Anda lamar.
Mulailah dengan Salam
Surat harus dimulai dengan salam seperti Dear Mr. Price. Itu selalu baik untuk memanggil penerima dengan nama. (Dr. Smith yang terhormat, Dear Ms. Dustan, dll.) Jika Anda tidak mengetahui namanya, Anda dapat menggunakan Dear Sir/Madam atau Kepada yang berkepentingan.
Perkenalkan dulu
Di paragraf pertama itu sendiri, perkenalkan diri Anda dan tujuan menulis surat. Anda dapat memulai surat dengan menggunakan kalimat seperti ini.
Saya menulis untuk menanyakan tentang …..
Saya menulis adalah istilah untuk …….
Setelah Anda menyatakan tujuannya dengan jelas, Anda dapat melanjutkan ke pesan utama secara langsung.
Tubuh
Badan surat harus berisi pesan Anda. Seperti halnya surat resmi, isi surat harus ditulis dengan jelas dan ringkas. Cobalah untuk sesingkat mungkin. Dalam kebanyakan kasus, dua atau tiga paragraf lebih dari cukup untuk menyajikan pesan dengan jelas. Bahasanya harus profesional dan formal.
Penutup
Setelah menyampaikan pesan, adalah sopan untuk berterima kasih kepada pembaca atas waktu dan perhatiannya. Anda dapat menggunakan frasa dan klausa seperti
Terima kasih atas waktu Anda…
Terima kasih banyak telah meluangkan waktu…
Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, jangan ragu untuk memberi tahu saya
Kemudian akhiri email dengan penutup yang sesuai. Hormat kita, Salam Hormat, Salam Hormat, dll. adalah beberapa akhir yang dapat Anda gunakan.
Lampiran
Jika Anda telah melampirkan dokumen apa pun melalui pos, Anda dapat mengatakan “Silakan merujuk ke dokumen terlampir. Anda dapat menggunakan kalimat ini di tempat yang tepat.
Mengoreksi
Seperti halnya pekerjaan tertulis, mengoreksi email dengan hati-hati. Pastikan Anda telah menggunakan judul, tanggal, nama, dll yang benar. Periksa apakah ada kesalahan tata bahasa atau ejaan.
Klik Kirim
Setelah mengoreksi email dengan cermat, Anda dapat mengklik tombol kirim.
Contoh Email Resmi
Anda dapat mengunduh Email ini dari sini – Contoh Email Resmi
