Di banyak negara, bisnis diwajibkan oleh hukum untuk memelihara buku besar pengeluaran sehingga pemerintah dapat mencegah dan mendeteksi kegiatan ilegal seperti pencucian uang atau penggelapan perusahaan.
Jurnal dan buku besar adalah dua jenis buku yang secara rutin digunakan dalam proses akuntansi. Dianggap kunci untuk apa yang dikenal sebagai akuntansi entri ganda, masing-masing buku ini melayani tujuan tertentu dalam keseluruhan proses menjaga catatan keuangan yang akurat. Meskipun banyak transaksi yang diposting di kedua buku ini adalah sama, ada perbedaan utama dalam tujuan dan fungsi masing-masing buku akuntansi ini.
Entri ke akun dalam buku besar harus seimbang setiap saat.
Salah satu perbedaan paling mendasar antara jurnal dan buku besar adalah ketika mereka digunakan dalam proses akuntansi. Jurnal berfungsi sebagai buku akuntansi di mana transaksi pertama kali dimasukkan ke dalam sistem akuntansi, dengan transaksi sering disebut sebagai entri asli. Kemudian dalam prosesnya, transaksi yang sama akan diposting sebagai entri ke dalam buku besar, di mana entri tersebut akan ditempatkan dalam kaitannya dengan entri lain untuk tujuan evaluasi dan analisis.
Jurnal berfungsi sebagai buku akuntansi di mana transaksi pertama kali dimasukkan ke dalam sistem akuntansi perusahaan.
Perbedaan penting lainnya antara jurnal dan buku besar adalah urutan entri dalam catatan. Jurnal selalu disusun dalam urutan kronologis, sehingga sangat mudah untuk mengidentifikasi transaksi mana yang terkait dengan hari kerja, minggu, atau periode penagihan lainnya. Sebaliknya, pengaturan entri dalam buku besar lebih berkaitan dengan pengelompokan seperti transaksi bersama ke dalam akun tertentu untuk tujuan menilai data untuk tujuan keuangan dan akuntansi internal.
Tujuan yang berbeda dari jurnal dan buku besar juga berarti bahwa setiap buku disusun secara berbeda. Jurnal sering kali menyertakan deskripsi singkat tentang transaksi, termasuk tanggal, dan penempatan jumlah transaksi di kolom debit atau kredit. Tidak ada usaha untuk menyeimbangkan transaksi yang dicatat dalam jurnal. Sebaliknya, entri ke akun dalam buku besar harus seimbang setiap saat.
Ada beberapa perbedaan pendapat mengenai penggunaan jurnal dan buku besar. Satu aliran pemikiran berpendapat bahwa dengan menyimpan kedua pembukuan akuntansi, kesempatan untuk mengidentifikasi kesalahan posting ditingkatkan, faktor yang bisa sangat berguna ketika dan karena akun di buku besar tidak seimbang. Selain itu, jurnal sering lebih mudah diterima sebagai bukti di pengadilan, karena proses langsung yang digunakan untuk mencatat transaksi dalam urutan kronologis. Pendekatan yang berbeda menyatakan bahwa membuat jurnal adalah opsional, sementara memelihara buku besar sangat penting untuk tugas melacak transaksi keuangan perusahaan, termasuk dalam hal mengatur akun sehingga pajak dapat dihitung dan dibayar secara akurat.