Teknologi modern bisa menjadi hal yang indah ketika semua sistem berjalan. Tetapi ketika perangkat lunak atau perangkat keras gagal berfungsi, penundaan akan membuat frustrasi dan mahal. Mesin fotokopi mengalami masalah seperti masalah kertas, tinta dan kertas macet, dan terkadang gangguan layanan yang ditunjukkan oleh baris kode yang aneh.
Sumber 
Meskipun dibuat untuk melakukan tugas sederhana menyalin gambar dan kata dari satu halaman ke halaman lain, mesin fotokopi dapat menyebabkan frustrasi bagi karyawan kantor secara global. Di bawah ini tercantum enam hambatan mesin fotokopi teratas dan, lebih baik lagi, beberapa solusi perbaikan cepat:
· Kertas Macet
Kemacetan kertas adalah salah satu kesalahan mesin fotokopi yang paling umum ditemui. Penyebab utamanya adalah pemuatan kertas yang tidak benar atau ukuran kertas yang salah. Masalah ini menyebabkan mesin fotokopi salah menarik kertas; menyebabkan kemacetan yang menunda pencetakan atau penyalinan Anda.
Mengatasi jenis masalah ini memaksa Anda mengeluarkan kertas yang macet secara manual dan memperbaiki penjajaran kertas atau memuat ulang ukuran kertas yang sesuai.
Cukup menarik, debu kertas ada dan cenderung mencekik mesin fotokopi dan menyebabkan kertas macet. Solusi terbaik untuk masalah ini adalah membersihkan ban umpan secara teratur dan sesekali menyedot debu dan kotoran di dalam mesin fotokopi.
Sebagai aturan, Anda harus selalu memastikan mesin fotokopi Anda mendukung jenis kertas yang digunakan. Dan ingat juga untuk menyimpan kertas Anda di tempat yang kering untuk mencegah kelembapan yang dapat membuat pencetakan menjadi bermasalah.
· Garis di atas Kertas
Saat Anda menduplikasi selembar kertas dengan gambar dan teks sederhana, tetapi salinan akhir Anda memiliki garis, coretan, atau kesalahan lain dalam reproduksi, Anda menjadi frustrasi. Ada banyak penyebab potensi masalah mesin fotocopy ini, dan diantaranya adalah:
- Masalah dengan fuser
- Kerusakan unit pengembang atau drum (hanya berlaku untuk sistem mesin fotokopi multi-komponen)
- Zat asing pada cermin pemindai, atau kaca
- Bilah drum pecah menyebabkan garis besar vertikal ke bawah halaman
Masalah ketiga diselesaikan dengan menghilangkan gangguan dan membersihkan cermin dan kaca pemindai (rujuk ke manual pengguna Anda untuk panduan pembersihan yang benar).
Masalah yang tersisa harus diselesaikan dengan mengganti unit yang menyebabkan masalah; lebih sering daripada tidak ini harus diatasi dengan menghubungi penyedia layanan Anda.
· Terlalu panas
Mesin fotokopi Anda mungkin berada di ruang paling ber-AC yang tersedia, tetapi tidak perlu banyak waktu untuk bekerja terlalu keras, terlepas dari iklim, musim, atau suhu ruangan.
Bohlam di mesin fotokopi, bersama dengan kipas, laci, roda gigi, dan perangkat lain, dapat menjadi terlalu panas dengan cepat dan mengakibatkan potensi kerusakan. Awasi panel LED mesin fotokopi untuk pesan peringatan tentang panas berlebih dan sarankan pengguna untuk berhenti menjalankan mesin fotokopi tanpa henti.
· Masalah Toner atau Kartrid
Masalah toner yang tidak berfungsi, kosong, atau rendah dapat terjadi di dalam mesin fotokopi Anda. Jika kosong atau rendah, penggantian sederhana akan memperbaiki masalah. Jika salah, mungkin ada salah satu dari dua hal yang terjadi:
- Cacat Manufaktur – Ambil salinan salinan berkualitas rendah dan kartrid ke tempat pembelian dan minta penggantinya.
- Masalah Ketidakcocokan – kebanyakan mesin fotokopi membutuhkan toner khusus; jika Anda mencoba dan menggunakan kartrid yang tidak kompatibel, Anda tidak akan menyukai kualitas cetaknya.
· Halaman Berkerut
Tidak ada yang profesional tentang salinan yang keluar dari mesin fotokopi berkerut. Alih-alih terlihat seperti profesional bisnis yang terampil, staf Anda muncul untuk rapat bisnis atau dokumen tender untuk laporan yang terlihat seperti diambil dari ransel siswa.
Halaman berkerut sering kali diakibatkan oleh rol keluar dan pengumpanan yang aus yang menyebabkan macet atau lengket. Selain itu, baki kertas rusak, uap air yang dihasilkan oleh rakitan pelebur dan kelembapan juga dapat menyebabkan halaman berkerut.
Jika kertas rusak, hindari menggunakannya. Untuk masalah dengan baki kertas, Anda bisa mendapatkan penggantinya. Namun, memperbaiki rol umpan dan rakitan pelebur membutuhkan bantuan spesialis.
· Salinan Terlalu Gelap atau Terlalu Terang
Hampir selalu, masalah gelap dan terang pada halaman fotokopi disebabkan oleh ketidakseimbangan dalam kontrol kerapatan pada mesin fotokopi. Seseorang mungkin secara tidak sengaja telah mengubah pengaturan, membuat salinan berikutnya menjadi terlalu gelap atau terlalu terang. Dalam hal ini, mengatur ulang tingkat kepadatan adalah solusi terbaik.
Mungkin juga drum telah mencapai akhir masa pakainya atau toner di mesin fotokopi buruk. Beberapa toner tidak sesuai dengan kode pabrikan dan dapat menyebabkan masalah kerapatan cahaya. Pengganti harus dibeli dan dipasang.
· Bintik-bintik di Halaman
Masalah mesin fotokopi ini berisi susunan titik acak yang merusak salinan sempurna. Jika Anda melihat titik-titik di tempat yang sama secara konsisten, mungkin ada masalah kotoran atau noda pada kaca atau cermin fotokopi. Sekali lagi, ini bisa diatasi dengan membersihkan cermin dan kaca.
Susunan titik yang lebih acak di seluruh dokumen bisa menjadi cacat pada drum. Mengganti drum akan membantu mengatasi masalah tersebut.
Solusi Terbaik
Selain solusi yang disebutkan di atas, ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil di tempat kerja Anda untuk memastikan masalah mesin fotokopi yang umum ini berkurang.
Yang terpenting, jangan pernah memaksakan diri saat membongkar dan memuat kertas dari mesin fotokopi. Last but not least, pastikan Anda mengikuti garis waktu penggantian untuk suku cadang dan perlengkapan penting pada mesin fotokopi untuk menghindari masalah yang berasal dari keausan.
Last but not least, mintalah mesin fotokopi dibersihkan oleh seorang profesional dari waktu ke waktu. Penumpukan kotoran dan debu di dalam mesin dapat menyebabkan banyak masalah yang dibahas di atas.
Seperti yang Anda lihat, banyak elemen yang memerlukan pemantauan agar mesin fotokopi Anda bekerja secara efisien. Jika mesin fotokopi kantor Anda mendekati akhir masa pakainya dan Anda tidak memiliki cukup modal untuk membelinya langsung, beralihlah ke PhotocopierCompare, untuk persewaan mesin fotokopi berkualitas tinggi dan canggih.
Sebagai penyedia penyewaan, penyewaan, dan peluang penjualan peralatan kantor terkemuka di Inggris Raya, mereka akan membantu Anda melihat berbagai opsi yang tersedia untuk menemukan solusi terbaik bagi bisnis Anda.
