Membayar karyawan Anda adalah salah satu aspek terpenting dari bisnis Anda. Tanpa proses ini, karyawan Anda tidak akan bertahan lama, dan ini pada akhirnya akan berarti menyusutnya bisnis Anda dan hilangnya pendapatan. Karena pekerjaan Anda tidak akan ada tanpa karyawan Anda, penting bagi Anda untuk mengetahui bagaimana membuat proses penggajian semudah mungkin. Baik Anda, karyawan Anda, dan tim penggajian Anda akan berurusan dengan proses tersebut selama perusahaan itu ada—ini seharusnya tidak terasa seperti mencabut gigi; itu harus menjadi operasi yang efisien yang Anda dan tim Anda yakini. Untuk membantu memudahkan prosedur, berikut ini akan diulas beberapa tip ahli untuk pengalaman penggajian yang lancar.
Temukan Perangkat Lunak Penggajian
Anda harus menyimpan catatan bintang ketika musim pajak tiba. Catatan penggajian yang terorganisir dan terperinci juga dapat membantu mengatasi kebingungan antara staf dan tim penggajian Anda. Temukan perangkat lunak penggajian yang mudah digunakan dan sesuai dengan alur kerja tim penggajian Anda. Perhatikan fitur tambahan yang berlaku untuk bisnis Anda saat memilih perangkat lunak. Anda mungkin menginginkan setoran langsung, tetapi mungkin Anda juga memerlukan cara bagi staf untuk melaporkan tip mereka; mungkin Anda juga bekerja dengan kontraktor sehingga harus bisa bekerja dengan tagihan mereka. Mungkin Anda harus dapat bekerja dengan program pemotongan untuk satu atau lebih karyawan Anda atau melacak jam kerja atau mengurangi tunjangan khusus industri. Temukan perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan Anda semua dalam satu alih-alih menggunakan enam platform berbeda untuk mencapai tujuan penggajian Anda. Dengan cara ini, prosesnya akan sangat dipercepat, dan semua informasi yang Anda butuhkan akan disimpan di satu tempat, dan risiko kehilangan sesuatu yang penting jauh lebih kecil.
Catatan Detil Keuntungan Dan Kerugian
Ketika datang ke musim pajak, tidak ada yang lebih penting daripada menjaga catatan keuntungan dan kerugian yang terus diperbarui. Ini harus benar-benar akurat (dibaca sebagai diperiksa ulang) dan se-up-to-date mungkin (tidak kurang dari satu per bulan). Ini secara drastis akan mempercepat perhitungan dan penghitungan pajak apa pun yang terhutang atau akan terutang oleh bisnis di masa mendatang. Hal ini juga dapat memberikan dorongan bagi bisnis Anda karena Anda mungkin dapat menggunakan data ini untuk pandangan sekilas tentang di mana pengeluaran tidak benar-benar berkontribusi pada keuntungan atau pertumbuhan dan di mana ada ruang untuk mengurangi pengeluaran.
Anda Membutuhkan Rekening Bank Bisnis
Apa pun situasinya, Anda memerlukan rekening bank bisnis kedua yang ditujukan khusus untuk penggajian. Anda tidak ingin menanggung risiko uang yang ditujukan untuk gaji dan pajak gaji tercampur dengan dana bisnis umum karena jika tidak, segala sesuatunya dapat menjadi berantakan dengan cepat. Anda mungkin akhirnya secara tidak sengaja membelanjakan uang yang seharusnya disisihkan untuk karyawan Anda atau pemerintah untuk hal lain dan tidak memiliki uang ketika seseorang bertanya kepada Anda tentang hal itu. Hindari semua masalah dan simpan akun penggajian terpisah.
Pahami Dimana Kesalahan Bisa Terjadi
Ada beberapa area umum dalam penggajian di mana kesalahan dapat terjadi. Anda harus tahu bahwa kesalahan, jika tidak segera diketahui, dapat menyebabkan sakit kepala besar di kemudian hari saat karyawan Anda atau IRS mulai mengajukan pertanyaan. Hindari masalah ini, tetapi periksa tiga kali jebakan umum berikut dalam penggajian:
- Pengurangan sebelum pajak (misalnya, asuransi kesehatan).
- Kurangnya pelacakan waktu untuk staf paruh waktu dan per jam.
- Mematuhi tunjangan anak.
- Salah menghitung pajak negara bagian dan/atau federal.
- Mengabaikan penalti dan pajak balik.
- Kurangnya protokol formal untuk pengarsipan akhir tahun.
- Kehilangan jejak informasi upah dan pajak sebelumnya.
- Proses yang tidak jelas untuk mengelola pembayaran atau klaim kompensasi pekerja.
- Kesalahan dalam mendokumentasikan informasi perpajakan.
- Tidak ada proses untuk mengatur waktu istirahat.
- Cek gaji yang dibiarkan tidak diuangkan (harus diserahkan ke negara bagian).
- Catatan penggajian yang tidak memadai untuk IRS.
- Kurangnya sistem untuk mengelola anggota tim yang tidak termasuk dalam daftar gaji informal perusahaan.
- Tidak memahami Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil.
- Kesalahan dalam klasifikasi karyawan sebagai kontraktor independen.
Kesalahan terjadi; mereka adalah bagian dari kehidupan, tetapi dalam hal penggajian, menangkap kesalahan ini sejak dini sangat penting jika Anda menginginkan proses penggajian yang bebas stres. Semakin cepat kesalahan diketahui, semakin sedikit kerusakan yang cenderung terjadi.
Informasi di atas akan membantu Anda mengatasi kekusutan dalam proses penggajian Anda. Tentu saja, setiap industri berbeda, dan ini berarti Anda mungkin memerlukan saran yang sangat khusus. Jika demikian, hubungi penyedia layanan penggajian profesional atau penyedia perangkat lunak penggajian dan tanyakan tentang konteks spesifik Anda.
