Kode buku besar umum digunakan untuk mengidentifikasi debit dan kredit yang melewati akun umum perusahaan.
Kode buku besar umum digunakan untuk mengidentifikasi debit dan kredit yang melewati akun umum perusahaan. Undang-undang di banyak negara mengharuskan pemilik bisnis untuk menyimpan catatan pengeluaran bisnis dalam arsip selama beberapa tahun dan otoritas pajak dapat meminta salinan arsip ini selama audit. Kode buku besar memungkinkan pemilik bisnis dan auditor untuk dengan mudah melacak berbagai jenis pendapatan dan pengeluaran.
Perusahaan besar sering menugaskan setiap manajer departemen setidaknya satu kode buku besar umum yang dapat digunakan untuk melacak pengeluaran yang dikeluarkan departemen tertentu.
Banyak perusahaan secara terpisah melacak berbagai jenis pengeluaran dan rincian pengeluaran ini tercantum dalam buku akuntansi yang dikenal sebagai sub-buku besar. Setiap sub-buku besar memiliki kode akun pengenal. Meskipun akun terpisah ada untuk berbagai jenis transaksi, kredit dan debit sering melewati akun operasi utama perusahaan dan semua biaya ini dirinci dalam jurnal atau dokumen akuntansi yang dikenal sebagai buku besar. Kode buku besar umum digunakan untuk menunjukkan buku besar mana dana masuk setelah kliring melalui rekening umum.
Di beberapa negara, catatan buku besar mencakup daftar aset non-kas perusahaan.
Undang-undang akuntansi di beberapa negara berarti bahwa akun buku besar harus memiliki saldo nol pada penutupan bisnis karena akun ini adalah akun pass-through dan tidak ada debit atau kredit yang dapat memengaruhi saldo akun buku besar secara permanen. Akuntan atau pemegang buku menyeimbangkan buku besar dengan membandingkan semua debit dan kredit yang melewati akun pada hari tertentu. Jika debit digunakan untuk melakukan pembayaran dari rekening maka akuntan harus mengimbangi debit tersebut dengan kredit yang digunakan untuk menarik uang dari buku pembantu. Kadang-kadang, tiket buku besar salah tempat atau hilang dalam hal ini pemegang buku harus mengaudit akun untuk melacak kesalahan dan kemudian menulis tiket transfer baru menggunakan kode buku besar umum yang sesuai untuk memperbaiki masalah.
Di beberapa negara, catatan buku besar mencakup daftar aset non-kas perusahaan seperti sifat dan piutang serta uang tunai. Akibatnya, akun tersebut mungkin tidak memiliki saldo nol karena nilai aset ini diperhitungkan dalam persamaan. Namun demikian, transaksi yang melibatkan akun sub-buku besar seharusnya tidak mempengaruhi saldo akun umum karena transaksi ini harus melibatkan debit dan kredit yang saling hapus.
Perusahaan besar sering menugaskan setiap manajer departemen setidaknya satu kode buku besar umum yang dapat digunakan untuk melacak biaya yang dikeluarkan departemen tertentu. Kode buku besar umum lainnya digunakan oleh beberapa divisi bisnis karena biaya tertentu dikeluarkan oleh semua departemen seperti kode untuk upah karyawan atau persediaan kertas. Beberapa perusahaan memberlakukan kontrol ketat pada pembagian kode buku besar untuk mencegah karyawan yang tidak bermoral menggunakan kode untuk menyalahgunakan dana. Banyak perusahaan memerlukan setidaknya dua karyawan untuk menandatangani tiket buku besar dan audit internal dijadwalkan secara teratur yang dirancang untuk mencegah dan mendeteksi penipuan .