Ketika perusahaan semakin mempekerjakan karyawan jarak jauh, mereka harus memikirkan kembali bagaimana mereka mengelola proses tertentu. Di antara proses tersebut adalah onboarding.
Onboarding sangat penting untuk keberhasilan karyawan dan organisasi, tetapi dapat diabaikan jika terkait dengan karyawan jarak jauh.
Ada pertimbangan teknis yang menyertai orientasi, seperti manajemen identitas dan akses. Ada juga pertimbangan budaya, dan tentunya mempersiapkan karyawan baru untuk sukses.
Berikut adalah beberapa hal umum yang perlu diingat saat melakukan orientasi karyawan jarak jauh atau karyawan hibrid.
Dasar-dasar Onboarding
Pertama, orientasi berarti Anda mengintegrasikan karyawan baru tidak hanya dengan perusahaan dan tugas mereka, tetapi juga dengan budaya organisasi.
Sasaran akhir dari onboarding harus menjadi penyediaan informasi dan alat yang dibutuhkan karyawan untuk menjadi peserta yang produktif dalam organisasi.
Orientasi harus strategis, dan banyak ahli merasa itu harus berlangsung setidaknya satu tahun.
Memiliki pengalaman orientasi yang positif adalah hal yang dapat membantu meningkatkan retensi organisasi Anda.
Jangan bingung orientasi dengan orientasi. Orientasi hanyalah salah satu elemen orientasi di mana tugas-tugas rutin diselesaikan. Orientasi jauh lebih komprehensif dan strategis.
Beberapa hal yang harus Anda tanyakan pada diri sendiri saat menyusun strategi orientasi untuk karyawan mana pun, terutama anggota tim jarak jauh Anda, meliputi:
- Kapan Anda mulai orientasi, dan berapa lama akan bertahan?
- Apa kesan awal yang Anda inginkan agar karyawan jarak jauh baru pergi setelah hari pertama dan kemudian minggu pertama mereka?
- Apa hal tentang budaya Anda yang paling ingin Anda tampilkan?
- Siapa yang akan berperan dalam strategi dan implementasi onboarding?
- Bagaimana Anda akan menetapkan dan melacak tujuan untuk karyawan baru?
- Apa metode Anda untuk mengumpulkan umpan balik tentang program orientasi Anda?
Buat Karyawan Online Sesegera Mungkin
Untuk karyawan jarak jauh, Anda ingin memastikan mereka memiliki koneksi ke sumber daya untuk melakukan pekerjaan mereka. Jika seorang karyawan tidak memiliki akses yang aman ke tempat kerja digital, mereka akan merasa terputus dari semua hal lain yang mereka butuhkan dan diharapkan untuk dilakukan.
Saat Anda membuat karyawan online, pikirkan tentang aplikasi dan alat, perangkat lunak konferensi video, intranet Anda, dan hal lain yang akan membuat mereka menjadi bagian dari tim dan menjadi akrab.
Orientasi dengan pengaturan TI harus menjadi prioritas utama.
Jika memungkinkan, ini adalah hal-hal yang mungkin mulai Anda sediakan segera setelah Anda mempekerjakan seseorang, bahkan jika ada beberapa minggu sebelum mereka mulai.
Bantu Mereka Menjadi Milik
Banyak karyawan jarak jauh merasakan sindrom penipu. Karyawan ini mungkin merasa terisolasi, dan mereka mungkin tidak tahu ke mana harus check-in, kepada siapa harus melapor, atau ke mana harus pergi jika ada pertanyaan. Ada banyak elemen dalam lingkungan kerja tatap muka tradisional yang tidak tersedia untuk pekerja jarak jauh, jadi cobalah untuk mengantisipasi hal ini sebelumnya.
Cara yang baik untuk membantu seseorang merasa menjadi bagiannya adalah dengan membuat saluran Slack karyawan baru. Anda dapat mendorong karyawan Anda saat ini untuk berkolaborasi dengan karyawan baru melalui saluran tersebut.
Anda juga harus menunjuk seseorang dalam organisasi Anda yang didedikasikan untuk karyawan orientasi. Bisa jadi orang yang berbeda tergantung pada peran yang berbeda-beda.
Memiliki orang yang tepat dapat menciptakan rasa memiliki yang sulit dipenuhi dalam posisi terpencil.
Buat Daftar Periksa
Semakin Anda dapat membakukan elemen proses orientasi Anda, semakin baik jadinya. Kemudian Anda dapat memastikan tidak ada yang jatuh melalui celah.
Beberapa hal yang mungkin ingin Anda pertimbangkan sebagai bagian dari daftar periksa orientasi karyawan jarak jauh adalah:
- Kirimkan informasi, artikel, video, dan tautan tentang perusahaan saat seseorang dipekerjakan secara resmi. Jika Anda memiliki barang curian perusahaan, Anda mungkin ingin mengirimkannya juga, atau tautan ke tempat mereka dapat memesannya.
- Jadwalkan orientasi individu atau grup konferensi video. Sebelumnya, pastikan karyawan baru mendapatkan agenda rapat dan salinan digital buku pegangan karyawan. Sebelum rapat video orientasi ini, Anda juga harus memastikan mereka mendapatkan semua dokumentasi yang mungkin mereka perlukan. Ini adalah saat Anda dapat menghubungkan karyawan baru dengan mentor mereka.
- Berikan waktu kepada karyawan untuk memeriksa semua dokumen yang Anda kirim, dan setelah selesai, Anda dapat menjadwalkan orientasi dengan sumber daya manusia.
- Orientasi komunikasi harus diatur sebagai miliknya sendiri, di mana Anda akan menyediakan alat, kata sandi, dan akses apa pun yang mungkin diperlukan.
- Setelah Anda menyelesaikan orientasi SDM dan komunikasi, Anda mungkin ingin memiliki orientasi tim. Ini adalah saat karyawan baru dapat mengenal rekan satu tim baru mereka dan membahas hal-hal yang lebih spesifik untuk peran mereka.
- Dorong karyawan baru untuk memberikan umpan balik saat mereka menjalani proses orientasi.
- Anda harus memiliki rencana orientasi 30/60/90 hari yang disesuaikan dan disesuaikan dengan kebutuhan individu.
Perkenalkan Gaya Komunikasi Anda
Saat Anda mempekerjakan karyawan untuk bekerja dalam pengaturan tradisional, tatap muka, mereka mungkin dapat memahami gaya komunikasi hanya dengan berada di kantor. Ini tidak akan terjadi pada karyawan jarak jauh, jadi bagian dari orientasi Anda harus berfungsi agar mereka terbiasa dengan cara Anda berkomunikasi.
Anda akan memperkenalkan alat komunikasi, dan Anda harus menjabarkan harapan untuk komunikasi. Misalnya, berapa lama waktu yang diperlukan selama jam kerja bagi seseorang untuk menanggapi permintaan atau pertanyaan?
Beri tahu karyawan ke mana mereka harus pergi sejauh saluran digital untuk mendapatkan apa.
Anda mungkin membiarkan mereka melalui percakapan lama yang disimpan di saluran digital Anda sehingga mereka bisa mendapatkan gambaran tentang elemen komunikasi yang lebih bernuansa.
Terakhir, Anda harus membuat rencana sukses pribadi untuk setiap karyawan saat Anda mengajak mereka bergabung, terutama karyawan jarak jauh yang dapat dengan mudah mulai merasa tidak terhubung. Rencana kesuksesan pribadi akan mempertimbangkan kekuatan setiap karyawan dan juga sikap dan sikap mereka.
Rencana sukses pribadi mereka akan menjadi pendekatan jangka panjang untuk onboarding, dan tujuannya adalah untuk membuat karyawan tetap bersemangat dan terlibat dalam peran mereka.
Anda mungkin perlu melakukan perubahan seiring berjalannya waktu berdasarkan apa yang Anda pelajari tentang karyawan tersebut dan bagaimana mereka ingin dikelola.
