Buku besar adalah catatan transaksi.
Buku besar adalah buku atau file komputer yang digunakan untuk memasukkan catatan akuntansi. Biasanya daftar debit dan kredit yang terkait dengan entitas yang transaksinya dicatat. Buku besar secara tradisional di atas kertas dan sering dimasukkan dalam buku terikat. Dengan dimulainya era komputer, versi elektronik menjadi lebih umum.
Ada tiga jenis buku besar yang umum: buku besar umum, buku besar pembelian, dan buku besar penjualan. Seringkali ketiganya digunakan bersama-sama. Buku besar adalah yang paling rumit, sedangkan buku besar pembelian dan penjualan mencatat transaksi masing-masing hanya kreditur dan pelanggan.
Banyak toko dapat mencetak buku besar penjualan harian mereka melalui sistem POS mereka.
Buku besar biasanya diatur oleh lima jenis akun yang berbeda: aset, kewajiban, pendapatan, pengeluaran, dan ekuitas pemilik. Beberapa buku besar juga akan menunjukkan keuntungan dan kerugian. Ini menggunakan gaya input yang dikenal sebagai pembukuan entri ganda . Ini berarti bahwa jika sesuatu diambil dari satu akun, maka itu harus ditambahkan ke akun lain. Format standarnya adalah agar entri debit muncul di kolom di sisi kiri dan kredit di sebelah kanan.
Buku besar pembelian melacak semua jumlah yang dibayarkan dan terutang kepada pemasok kredit. Ini bisa berupa satu buku dengan beberapa kategori atau serangkaian buku sehingga ada satu untuk setiap pemasok. Entri umum mencakup informasi dari faktur dan memo kredit. Jumlah yang terutang kepada pemasok adalah saldo, juga dikenal sebagai hutang dagang atau hutang dagang.
Buku besar penjualan melacak akun pelanggan kredit, atau debitur. Catatan ini sering disebut sebagai piutang atau piutang dagang. Saldo akun ini adalah jumlah yang terutang dari pelanggan kredit. Jenis transaksi ini dicatat sebagai aset. Buku besar penjualan sering digunakan untuk menentukan berapa banyak hutang pelanggan pada akhir bulan atau untuk membuat laporan penjualan.
Buku besar biasanya berfungsi sebagai catatan permanen untuk semua transaksi keuangan suatu entitas. Mereka sering digunakan untuk menghasilkan laporan keuangan setiap periode pelaporan. Catatan-catatan ini juga dapat berguna untuk meneliti isu-isu masa lalu. Memiliki buku besar yang akurat tidak hanya terbaik untuk kesejahteraan entitas, tetapi juga kebutuhan hukum.
Buku besar komputer datang dalam format yang berbeda, tergantung pada kebutuhan entitas. Operasi kecil dan sederhana sering kali dapat menggunakan spreadsheet untuk melacak akun. Organisasi yang lebih besar akan sering menggunakan perangkat lunak akuntansi. Ini bisa berupa produk pasar massal, program yang disesuaikan, atau perangkat lunak yang dikembangkan khusus untuk perusahaan.