Notaris harus menyaksikan penandatanganan dokumen hukum.
Notaris (kadang-kadang disebut notaris atau notaris publik) adalah individu yang diberi wewenang oleh pemerintah negara bagian atau lokal untuk secara resmi menyaksikan tanda tangan pada dokumen hukum, mengumpulkan pernyataan di bawah sumpah dan menjalankan sumpah. Dia menggunakan alat embossing untuk memverifikasi kehadirannya pada saat dokumen ditandatangani. Sebagian besar negara bagian mengeluarkan nomor identifikasi unik untuk setiap orang yang diaktakan untuk mencegah penggunaan embosser yang curang.
Notaris secara sah menjadi saksi tanda tangan pada dokumen penting.
Seorang pengacara atau tokoh masyarakat lainnya dapat diberikan status notaris, tetapi tidak diperlukan pelatihan hukum untuk melamar posisi tersebut. Dokumen hukum tertentu harus ‘dinotariskan’ agar dapat diakui di pengadilan, sehingga notaris menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mengamati tanda tangan rutin. Karena identitas sangat penting, seseorang dalam posisi ini mungkin juga meluangkan waktu untuk memverifikasi nama-nama pihak yang terlibat dalam penandatanganan. Umumnya, semua pihak memberikan beberapa bentuk identitas resmi (SIM, akte kelahiran , paspor, dll) agar notaris merasa nyaman untuk mengesahkan tanda tangan.
Saat membuktikan penandatanganan akta, notaris meminta masing-masing pihak untuk mengambil sumpah keaslian.
Notaris dapat mengenakan biaya nominal untuk jasanya, tetapi biaya ini tidak dapat dianggap berlebihan. Sebuah firma hukum besar atau kantor pemerintah mungkin membutuhkan seseorang yang bekerja di posisi ini penuh waktu, tetapi notaris berlisensi lebih umum menawarkan sejumlah layanan lain juga. Jika pemilik toko kelontong lokal kebetulan adalah notaris bersertifikat, misalnya, dia dapat secara sah memasang tanda yang menyatakan bahwa layanan notaris tersedia.
Banyak dokumen hukum memerlukan notaris.
Salah satu kesalahpahaman tentang pekerjaan ini adalah bahwa tanda tangan resmi dan/atau stempel emboss secara otomatis membuat dokumen ‘benar dan sah’. Sebenarnya, notaris tidak dapat memberikan nasihat hukum kepada siapa pun kecuali dia juga adalah seorang pengacara berlisensi. Apa yang dia lakukan adalah menyaksikan penandatanganan dokumen dan meminta masing-masing pihak untuk bersumpah keaslian. Dokumen itu sendiri masih bisa dinyatakan palsu atau tidak dapat diterapkan di kemudian hari dalam proses pengadilan. Notaris hanya dapat membuktikan identitas penandatangan dan penegasan keaslian mereka sendiri pada saat notaris.
Notaris menyaksikan dan mengesahkan dokumen hukum.
Proses mendapatkan notaris bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian. Beberapa negara bagian meminta pelamar mengikuti tes yang diawasi tentang kebijakan dan prosedur sebelum sertifikasi. Yang lain mengizinkan siapa pun yang berusia di atas 18 tahun dengan hanya satu hari tinggal untuk mendaftar, selama referensi lokal dapat diperoleh. Ada organisasi nasional yang mengawasi profesi ini, tetapi partisipasi dalam kelompok ini bersifat sukarela. Secara umum, seseorang yang ingin diaktakan harus memiliki integritas dan rasa hormat yang tinggi terhadap proses hukum. Beberapa organisasi menawarkan kursus tentang aspek hukum dan sosial pekerjaan. Notaris tidak boleh membeda-bedakan atas dasar ras, jenis kelamin, keyakinan atau agama, misalnya. Notaris dapat menolak klien jika dicurigai adanya penipuan atau identifikasi tidak dapat diverifikasi.