Banyak tanda terima elektronik dikirim melalui email, tetapi juga dapat dikirim ke ponsel melalui sistem pesan teks.
Kwitansi elektronik adalah bukti pembelian atau pengiriman yang dikirimkan secara elektronik. Penerima dapat menggunakan dokumen ini sebagai tanda terima kertas dalam pertukaran, pengembalian, atau perselisihan dengan pengirim. Tanda terima elektronik juga dapat digunakan untuk aktivitas seperti mengklaim pengurangan pajak. Biasanya dimungkinkan untuk mencetaknya jika diperlukan hard copy.
Tanda terima elektronik mencakup kode pengenal unik untuk merujuk pesanan, bersama dengan deskripsi terperinci. Ini akan mencatat informasi kontak pengirim dan penerima, metode pembayaran, dan detail terkait lainnya. Dokumen ini juga dapat membawa tanda tangan elektronik dan dapat mencakup informasi tentang cara melakukan pengembalian dan penukaran.
Perusahaan yang melakukan bisnis online biasanya mengirimkan kwitansi elektronik.
Banyak tanda terima elektronik dikirim melalui email, tetapi juga dapat dikirim ke ponsel melalui sistem pesan teks. Dimungkinkan juga untuk mengunduh salinan jika tanda terima hilang atau tidak pernah sampai. Penerima dapat masuk ke situs pedagang dan memeriksa catatan transaksinya untuk menemukan tanda terima elektronik yang dia butuhkan. Untuk beberapa transaksi di web, tanda terima dapat dimuat di browser saat transaksi selesai, dan pengguna perlu mencetaknya atau mencatat kode konfirmasi untuk referensi di masa mendatang.
Beberapa perangkat lunak akuntansi akan berinteraksi dengan tanda terima elektronik dan mengintegrasikan data tanda terima ke dalam catatan akuntansi pelanggan. Perangkat lunak ini dapat memasukkan informasi ke dalam buku besar pengguna, mengklasifikasikan jenis pembelian, dan menyesuaikan saldo baru secara otomatis. Pembeli juga dapat mengoreksi informasi jika salah; perangkat lunak mungkin salah mengklasifikasikan pembelian, misalnya, atau mengunduh tanda terima elektronik yang kemudian diubah dan mencatat jumlah yang salah.
Tanda terima online dapat mendokumentasikan pembelian dan memberikan informasi tentang bagaimana dan kapan pembelian dilakukan. Mereka juga mengkonfirmasi pesanan dan dapat memberikan mekanisme untuk memperbaikinya jika salah, meskipun biasanya ini harus dilakukan dalam jendela yang sangat sempit. Tanda terima juga dapat dibuat secara otomatis pada saat pengiriman. Pengirim dapat mengirim email ke pengirim dan penerima sehingga mereka tahu kapan paket tiba, dan tanda terima elektronik mungkin diperlukan dalam sengketa pengiriman.
Menggunakan kwitansi elektronik dapat lebih ramah lingkungan, dan juga dapat mempermudah pembukuan. Pengguna dapat menyimpan salinan dalam program akuntansi, menghubungkan entri jurnal ke kuitansi tertentu, dan memberikan kuitansi atas permintaan dalam format elektronik yang nyaman. Jika dokumen tanda terima pembelian konsumen berencana untuk menyatakan pajak, penting untuk memastikan bahwa mereka akan dapat diakses di masa depan, dan itu bisa menjadi ide yang baik untuk menyimpan salinan ke folder di hard drive.