Seperti apa meja kerja Anda saat ini?
Jujur.
Apakah bersih, rapi, dan rapi?
Apakah hampir kosong?
Atau apakah itu ditutupi tumpukan kertas dan file dan catatan tempel dengan banyak hal yang tampaknya mendesak untuk dilakukan?
Jika hampir kosong, apakah Anda benar-benar memiliki cukup pekerjaan untuk membenarkan apa yang Anda lakukan? Itu mungkin yang akan dipikirkan bos Anda ketika melihat meja seperti itu.
Jika bersih, rapi, dan tidak berantakan, apakah itu karena Anda adalah orang yang suka bersih-bersih atau apakah Anda memiliki obsesi OCD? Jika Anda menghabiskan uang untuk menjaga kebersihan meja alih-alih melakukan pekerjaan nyata, itu tidak ideal. Tetapi jika itu adalah tanda organisasi dan perencanaan yang hebat, maka Anda berhak bangga pada diri sendiri.
Tetapi jika meja Anda terlihat seperti hasil ledakan nuklir kecil di kantor, Anda mungkin ingin mempelajari beberapa tip untuk mengatasi kekacauan di meja Anda.
Meja yang berantakan tidak mengirimkan pesan positif kepada atasan Anda. Bahkan kurang mengesankan jika meja Anda berada di area publik di mana klien Anda dapat melihat meja Anda. Anda dapat menemukan kemampuan profesional Anda dinilai dari keadaan meja Anda.
Ini dapat memengaruhi kemampuan Anda untuk berhasil bekerja dengan klien dan juga dapat memengaruhi kemampuan Anda untuk mendapatkan promosi atau kenaikan gaji.
Anda juga akan menemukan diri Anda selalu sibuk dan merasa terlalu banyak bekerja, karena sebagian besar waktu Anda dihabiskan untuk mencari sesuatu yang Anda tahu ada di meja Anda, di suatu tempat!
Bahkan jika meja Anda adalah kantor rumahan yang hanya dapat Anda lihat, Anda mungkin akan takjub melihat betapa efektifnya Anda jika memiliki meja yang bersih dan rapi.
Berikut adalah beberapa langkah untuk mengatur diri Anda, mencegah penumpukan ‘barang’ di meja Anda, dan membuat diri Anda menjadi lebih produktif dan lebih bernilai bagi atasan Anda.
- Dapatkan meja yang lebih kecil
Ya, bisa sesederhana itu.
Jika tidak ada ruang untuk menumpuk file, Anda tidak punya pilihan selain meletakkan dokumen dan file di tempat lain, dan saya tidak bermaksud menumpuk di bawah meja Anda! Jika meja Anda hanya memiliki cukup ruang untuk komputer, telepon, dan beberapa pena, maka sulit untuk menambahkan lebih banyak lagi.
- Hanya simpan barang-barang penting di meja Anda
Jika Anda hanya menggunakan stapler sekali sehari, simpanlah di dalam laci. Makalah dan file yang telah selesai Anda kerjakan harus segera dimasukkan ke dalam lemari arsip. Jika Anda harus mengaksesnya lagi di kemudian hari, Anda dapat membuat undian di lemari arsip Anda bernama sesuatu seperti ‘saat ini’ dan meletakkannya di dekat meja Anda.
Hanya simpan barang-barang penting di meja Anda seperti komputer, monitor, satu atau dua pena dan pensil, lampu, stabilo, foto keluarga, dan telepon biasanya cukup.
- Jangan menduplikasi
Apakah Anda benar-benar membutuhkan 100 pulpen, 5 kantong klip kertas, 3 stapler, dll.?
Hanya simpan sebanyak yang Anda perlukan dalam satu hari kerja biasa. Sisanya dapat disimpan dengan semua perlengkapan kantor, dan ketika Anda kehabisan barang, atau hampir membutuhkan penggantinya, maka Anda dapat mengumpulkannya dari ruang penyimpanan perlengkapan kantor.
- Simpan barang-barang yang tidak penting di laci meja Anda
Jika itu barang kedua dari sesuatu atau barang yang tidak sering Anda gunakan di siang hari, alih-alih membuatnya berantakan di meja Anda, letakkan di laci meja di tempat yang jauh sampai Anda membutuhkannya.
Memiliki baki penyimpanan yang terkotak-kotak di dalam laci dapat membantu menjaga barang-barang tetap teratur dan tidak terlihat.
- Sembunyikan di depan mata
Perkenalkan beberapa warna dan gaya dengan baki penyimpanan dekoratif yang menarik, dan kubus yang dapat menjauhkan hal-hal yang tidak penting sekaligus memberikan kepribadian pada meja Anda. Ketika mereka berada di dekat meja Anda, Anda dapat dengan cepat mengakses apa pun saat Anda membutuhkannya.
- Gunakan dinding Anda
Papan tulis atau papan gabus tempat Anda dapat menulis daftar tugas harian dan catatan lain atau dapat menyematkan catatan pengingat dapat menjadi cara yang efektif untuk menyimpan banyak informasi tentang tugas pekerjaan yang sedang berlangsung dan yang akan datang, tanpa menambah kekacauan di meja Anda.
Karena semuanya tertulis di depan Anda, Anda tidak membuang waktu mencari barang
Jaga ruang lantai Anda tetap bersih dengan menggunakan pengait untuk menggantung barang-barang seperti tas dan mantel. Atau miliki rak mantel bersama di dekat Anda.
- File adalah teman Anda
Mempersiapkan file dan kemudian memasukkan setiap dokumen terkait ke dalam file mungkin tampak di bawah gaji Anda, tetapi ini adalah metode sederhana untuk menjaga agar beban kerja Anda tetap teratur dan dapat menghemat banyak waktu.
Tetapi pastikan itu adalah sesuatu yang Anda atau orang lain perlu lihat lagi. Jika tidak dan tidak ada gunanya menyimpan dokumen tersebut, jangan biarkan menumpuk di meja Anda selama enam bulan ke depan, dan jangan buang waktu menyiapkan file untuk itu, singkirkan saja. Memiliki tempat sampah terdekat untuk dokumen yang dapat didaur ulang adalah ide yang bagus.
- Kurangi penggunaan kertas
Jadikan semua file Anda file digital.
Memiliki sistem yang dengan mudah mengklasifikasikan dokumen ke dalam file dan folder tertentu. Pindai dokumen kemudian hancurkan atau daur ulang dokumen fisik/berhati-hatilah untuk memberi nama setiap dokumen yang dipindai dan letakkan di file dan folder dengan nama yang sesuai sehingga Anda dapat dengan cepat dan mudah menemukan kembali dokumen tersebut bila diperlukan.
Ini akan membatasi kebutuhan lemari arsip fisik dan untuk meninggalkan dokumen atau file di meja Anda.
- Simpan mesin penghancur di dekat Anda (atau tempat sampah daur ulang)
Miliki satu baki penyimpanan bertingkat untuk surat masuk dan keluar.
Alih-alih memulai tumpukan tambahan, setelah Anda membuka surat Anda, jika Anda tidak perlu menyimpan item tersebut, segera jatuhkan (dan amplop apa pun) ke dalam mesin penghancur atau tempat sampah daur ulang.
- Jadwalkan perawatan harian
Jika Anda menemukan bahwa terkadang Anda tidak mengikuti sembilan langkah pertama, setel alarm di ponsel Anda pada waktu yang sama setiap hari sebagai pengingat untuk menghabiskan 10 menit merapikan meja Anda.
Ini akan membantu Anda terbiasa menjaga meja Anda tetap rapi dan mencegah dokumen dan file menumpuk selama beberapa hari atau minggu.
Jika Anda terbiasa memiliki meja yang berantakan dan berantakan, langkah-langkah sederhana untuk mengubah kebiasaan kantor Anda yang buruk ini hanya akan berdampak positif pada performa kerja Anda dan bagaimana kolega dan klien Anda memandang Anda sebagai seorang pekerja.
