Mesin fotokopi tidak akan berfungsi tanpa tinta dan kertas, yang berarti bahwa biaya untuk membeli bahan-bahan tersebut merupakan pengeluaran pengeluaran.
Biaya pengeluaran adalah jumlah uang yang dihabiskan individu atau entitas untuk proyek tertentu. Biaya total terdiri dari gabungan biaya pengeluaran dan biaya peluang. Yang pertama menjelaskan berbagai jenis biaya langsung sedangkan yang kedua terdiri dari kerugian finansial tidak langsung yang mungkin dialami oleh individu atau entitas sebagai akibat dari memulai proyek tertentu.
Dalam banyak kasus, biaya pengeluaran adalah biaya dimuka yang dikeluarkan pada awal proyek. Ketika seseorang membiayai pembelian rumah baru, pemberi pinjaman biasanya akan meminta pembeli rumah untuk melakukan pembayaran pokok yang dikenal sebagai deposit pada saat pembelian. Pembayaran ini adalah contoh biaya pengeluaran di muka. Ketika tabungan tunai digunakan untuk melakukan pembelian, undang-undang akuntansi di banyak negara mengharuskan pembeli untuk mencatat transaksi sebagai pengeluaran modal.
Selain pembayaran di muka, biaya pengeluaran dapat dicatat dalam buku akuntansi meskipun pengeluaran tersebut belum terjadi. Ketika pembelian dibiayai, pembayaran pokok dan bunga yang sedang berlangsung yang dibayar pembeli kepada pemberi pinjaman adalah contoh biaya pengeluaran. Bergantung pada undang-undang akuntansi regional, peminjam mungkin harus membuat daftar biaya pembiayaan yang diantisipasi sebagai kewajiban dalam buku besar akuntansi umum bahkan jika biaya tersebut harus dibagi selama beberapa tahun.
Selain pembayaran pembelian, biaya pengeluaran juga dapat mencakup biaya perbaikan dan pemeliharaan. Ketika sebuah bisnis membeli mesin fotokopi, pengeluaran di muka menutupi biaya pembelian mesin tersebut tetapi mesin tersebut mungkin tidak berfungsi dengan baik kecuali jika bisnis tersebut menyewa kontraktor untuk merawat mesin tersebut. Biaya kontraktor dan suku cadang pengganti adalah biaya pengeluaran yang timbul sebagai akibat dari pembelian mesin oleh perusahaan. Selain itu, mesin fotokopi tidak akan berfungsi tanpa tinta dan kertas yang berarti bahwa biaya untuk membeli bahan-bahan ini adalah contoh lain dari pengeluaran pengeluaran.
Setiap biaya yang tidak dapat diklasifikasikan sebagai biaya pengeluaran biasanya dicatat sebagai biaya peluang. Ketika pemilik bisnis memutuskan untuk membeli mesin fotokopi sehingga pengumuman perusahaan dapat dicetak dan diberikan kepada karyawan, maka selain mengeluarkan biaya pengeluaran yang jelas, pemilik bisnis mungkin juga mengeluarkan biaya peluang. Jika pemilik bisnis telah memilih untuk membeli program perangkat lunak email sehingga pemberitahuan dapat dikirim secara elektronik daripada dicetak di atas kertas, maka perusahaan akan menghindari biaya jangka panjang untuk membeli kertas dan tinta. Oleh karena itu, biaya pengeluaran adalah pengeluaran berwujud sementara biaya operasional biasanya melibatkan hilangnya peluang untuk menghasilkan pendapatan atau memotong biaya.