Formulir W-4 memerlukan tanda tangan tersumpah, memastikan semua informasi akurat.
Sebagian besar pemerintah di seluruh dunia mengharuskan warganya membayar pajak penghasilan dalam satu bentuk atau lainnya. Di Amerika Serikat, pembayar pajak harus membayar pajak penghasilan baik melalui pemotongan pajak penghasilan atau dengan membayar taksiran pajak. Bagi mereka yang menggunakan sistem pemotongan pajak penghasilan, majikan menahan persentase tertentu dari uang dari setiap gaji dan mengirimkan dana ke Internal Revenue Service ( IRS ) atas nama wajib pajak. Jumlah yang ditahan majikan bergantung pada angka yang digunakan karyawan untuk pembebasan pajak pemotongannya pada Formulir IRS W-4.
Formulir W-2 menunjukkan jumlah uang yang diperoleh karyawan dan jumlah dolar dari pajak yang dipotong.
Di Amerika Serikat, wajib pajak yang pendapatannya di bawah ambang batas tertentu, yang dapat berubah setiap tahun, berhak atas setidaknya satu pembebasan pajak pemotongan. Pembebasan pajak pemotongan adalah jumlah dolar yang dibebaskan dari perpajakan. Selain pembebasan pajak pemotongan yang dapat diklaim oleh seorang wajib pajak untuk dirinya sendiri, seorang wajib pajak juga berhak untuk menuntut pembebasan pajak pemotongan untuk pasangannya serta setiap tanggungan yang memenuhi syarat.
Pengecualian adalah jumlah yang dikurangkan “dari atas”, sehingga untuk berbicara. Seorang wajib pajak menghitung pendapatan kotornya dan kemudian dapat mengurangi jumlah yang sesuai untuk setiap pengecualian yang menjadi haknya, meninggalkan pendapatan kotor yang disesuaikan untuk tahun pajak. Pengecualian tidak boleh disamakan dengan pengurangan. Pengurangan adalah jumlah yang dikurangi setelah penghasilan kena pajak dihitung. Di Amerika Serikat, seorang wajib pajak dapat memilih untuk menggunakan jumlah pengurangan standar, atau dapat merinci pengurangan, setelah pendapatan kotor yang disesuaikan dihitung.
Bagi sebagian besar pekerja, sistem pemotongan digunakan untuk membayar pajak sepanjang tahun. Taksiran pajak biasanya hanya dibayarkan oleh individu atau bisnis wiraswasta. Majikan diharuskan memiliki karyawan baru yang melengkapi Formulir IRS W-4 saat dipekerjakan. Formulir IRS W-4 memberi tahu majikan berapa banyak pembebasan pajak pemotongan yang diklaim karyawan untuk tahun tersebut. Berdasarkan jumlah pengecualian yang diklaim, dan jumlah gaji karyawan, pemberi kerja menentukan berapa banyak yang harus dipotong dan diteruskan ke IRS setiap periode pembayaran.
Pada akhir tahun, setiap wajib pajak akan menerima Formulir IRS W-2, yang menunjukkan berapa banyak yang dia peroleh dan berapa banyak yang dipotong oleh pemberi kerja atas namanya. Karyawan tersebut kemudian akan melengkapi pengembalian pajaknya dan merekonsiliasi angka-angka tersebut untuk melihat apakah dia masih berutang pajak atau harus menerima pengembalian pajak. Ketika angka pembebasan pajak pemotongan yang tepat digunakan, seorang karyawan tidak boleh berutang pajak pada akhir tahun.