Beberapa sistem penagihan otomatis menghasilkan tagihan dan amplop saat faktur dimasukkan.
Penagihan otomatis adalah tindakan di mana faktur barang dan jasa terjadi tanpa perlu menyiapkan faktur secara manual. Banyak sistem penagihan jenis ini menyediakan kemampuan untuk menghasilkan dan mengirim salinan elektronik dari faktur kepada pelanggan. Penggunaan perangkat lunak penagihan jenis ini memungkinkan untuk mengelola proses faktur dengan efisiensi yang lebih besar, menghemat waktu dan uang perusahaan.
Ada beberapa fitur yang umum untuk perangkat lunak penagihan otomatis. Dalam kebanyakan kasus, perangkat lunak dirancang untuk memungkinkan pembuatan profil pelanggan yang berisi semua data yang diperlukan untuk menyiapkan faktur secara akurat. Data ini akan mencakup nama pelanggan, alamat penagihan, kontak penagihan, dan alamat email jika faktur akan dikirim secara elektronik. Dalam kebanyakan kasus, program penagihan otomatis akan mengumpulkan data dari sumber lain yang berkaitan dengan penggunaan pelanggan, atau memungkinkan entri pesanan secara manual setelah dipenuhi. Proses dalam sistem penagihan kemudian menerapkan tarif yang sesuai untuk setiap pesanan dan membuat faktur.
Bergantung pada bagaimana sistem penagihan otomatis dikonfigurasi, faktur dapat dicetak, bersama dengan amplop pendamping, segera setelah pembuatan faktur. Namun, dimungkinkan untuk mengatur perangkat lunak sehingga faktur dicetak secara otomatis pada waktu tertentu dalam sehari. Bahkan ada beberapa contoh perangkat lunak yang akan meminta mesin untuk melipat faktur, memasukkannya ke dalam amplop yang telah diberi alamat sebelumnya, dan menyegel amplop tersebut. Ketika email digunakan sebagai media pengiriman, sistem dapat mempercepat pengiriman segera setelah membuat faktur, atau mengelola proses email pada waktu tertentu, suatu pendekatan yang memungkinkan pemilik bisnis untuk mensurvei faktur sebelum dikirim.
Sistem penagihan elektronik jenis ini terkadang mencakup kemampuan untuk menerima dan menerapkan pembayaran pada faktur yang belum dibayar. Misalnya, faktur email mungkin berisi tautan tersemat yang memungkinkan pelanggan untuk segera melakukan pembayaran setelah menerima dan meninjau faktur. Daripada mengharuskan seseorang untuk menerima pembayaran dan memasukkannya secara manual ke dalam basis data Piutang Usaha , perangkat lunak mengenali pembayaran, menerapkannya ke nomor faktur yang sesuai, dan mengurangi jumlah tersebut dari saldo akun pelanggan.
Penagihan otomatis bekerja sangat baik dengan situasi di mana pelanggan memiliki pesanan tetap, atau ada pembayaran berulang yang harus diminta setiap minggu atau setiap bulan. Dengan aplikasi ini, sistem dapat dikonfigurasi untuk secara otomatis menghasilkan faktur tetap atau berulang kepada pelanggan yang sesuai, sehingga menghilangkan kebutuhan satu atau lebih karyawan untuk menghabiskan berjam-jam pada tugas berulang ini. Hasil akhirnya adalah personel dapat digunakan untuk fungsi yang berbeda, memungkinkan hari kerja menjadi lebih produktif dan dengan demikian hemat biaya.
Penggunaan penagihan otomatis sudah umum saat ini dengan perusahaan dari semua ukuran. Jenis bisnis mulai dari telekomunikasi hingga toko ritel online mendapat manfaat dari penggunaan perangkat lunak jenis ini. Dengan menghemat waktu dan sumber daya perusahaan, bisnis dapat menekan pengeluaran dan dengan demikian tetap lebih kompetitif.