Memo adalah mengacu pada sesuatu yang harus diingat. Ini adalah kata yang berasal dari bahasa Latin memorāre yang berarti “mengingat”. Namun, ini adalah kata yang bisa memiliki beberapa arti tergantung pada konteks penggunaannya.
Dalam bidang komunikasi organisasi, memo dipahami sebagai teks atau komunikasi tertulis, yang ditujukan untuk sekelompok orang pada khususnya dan, di mana permintaan laporan kerja atau informasi yang menarik tentang seseorang dapat dibuat. atau berbagai item tindakan.
Dengan cara yang sama, memo dapat dipahami sebagai laporan yang memuat topik penting, rekomendasi, instruksi, antara lain, yang disampaikan, yang dapat ditujukan kepada departemen tertentu atau dapat bersifat umum.
Jika itu adalah pernyataan diplomatik, memo adalah teks yang tidak perlu ditandatangani oleh orang yang mengeluarkannya dan digunakan sebagai pengingat fakta atau alasan penting karena kesulitan atau keseriusannya.
Memo juga disebut memorandum ke buku catatan yang digunakan orang untuk membuat catatan dan menuliskan semua hal yang mereka anggap perlu dan penting untuk diingat secara singkat atau dalam waktu dekat.
Misalnya, sebuah memo dapat mengacu pada catatan atau informasi yang dikirimkan secara tertulis kepada rekan kerja di kantor yang menginformasikan tentang poin khusus atau dapat juga menunjukkan tanda terima bank.
Bagian dari memo
Memorandum terdiri dari sekumpulan bagian tetap, di mana data penting harus ditempatkan dan yang membedakannya dari teks informatif dan komunikatif lainnya.
Bagian-bagian ini dapat diberi nama: tempat, tanggal, kode, penerima, subjek, isi teks, perpisahan, tanda tangan, salinan untuk pengirim dan footer, jika perlu.
Perlu dicatat bahwa memo tidak mengandung paragraf penutup. Informasi tersebut hanya dikirimkan dan diakhiri dengan tanda tangan dan cap.
Namun, bahasa yang digunakan untuk menulis sebuah memo adalah bahasa formal, yang menyampaikan rasa hormat dan membangkitkan pentingnya hal tersebut untuk dikomunikasikan dan disebarkan.
Isinya, pada bagiannya, biasanya singkat, jelas dan langsung. Maksud dari teks jenis ini adalah agar informasi disebarkan dengan cepat dan efektif, terutama jika itu merupakan masalah yang serius.
Anda dapat memulai teks memo sebagai berikut, misalnya, “Saya informasikan”, “mohon”, “dengan ini”, antara lain. Tujuannya agar teks menjadi langsung dan jelas.
Di sisi lain, ada dua jenis memo: sederhana dan ganda. Memo sederhana digunakan saat Anda perlu menyampaikan suatu hal kepada orang tertentu, misalnya, penyampaian laporan kerja atau pengumuman suatu kegiatan.
Sementara itu, beberapa memo ditujukan untuk kelompok orang yang lebih besar yang perlu memiliki pengetahuan tentang masalah tertentu yang biasanya menarik bagi semua pekerja, misalnya, hari vaksinasi di fasilitas perusahaan, antara lain..
Contoh memo
Di bawah ini adalah contoh bagaimana memo informasional harus ditulis.
Jakarta, 3 Juli 2020
Memo No. 237-025
Satika permata
Manajer pembelian
Subjek: kursus pelatihan
Semua pegawai bagian administrasi dan keuangan dengan ini dipanggil untuk mengikuti kursus pelatihan “Administrasi Bisnis” yang akan berlangsung pada hari Selasa depan, 14 Juli tahun berjalan, di Hotel Permata, dari jam 8 pagi sampai jam 4 sore.
Penting untuk mendapatkan kerjasama Anda.
Hormat kami,
Ana Lusia
Manajer Sumber Daya Manusia